MEKTUP
Yazının bulunmasıyla birlikte kişiler, kurumlar ve
kuruluşlar arasında haberleşme amacıyla kullanılan bir tür olarak ortaya
çıkmıştır.
Mektup Türünün Genel Özellikleri
- Özel
mektuplar, edebî mektuplar, resmî mektuplar ve iş mektupları gibi
türleri vardır.
- Özel
mektuplarda gönderici ile alıcının birbirine karşı özel durumu yanında,
ele alınan konu da metnin üslûbunu belirler.
- İş
mektupları açık ve sade bir anlatıma sahip olmalıdır.
- Dostlar
ve arkadaşlar arasında konuşulabilecek her konuda mektup yazılabilir;
bunlar, özel mektuptur.
- Özel
mektuplar değerini ve gücünü içtenlikten alır.
- Dilekçe
de bir iş mektubu sayılır fakat aralarında küçük ayrımlar vardır.
- Mektup; hikâye,
roman ve şiir gibi türlerde bir anlatım biçimi/tekniği olarak da
kullanılmıştır.
Mektup Türleri
A) Özel Mektuplar
Sadece gönderici ile alıcıyı ilgilendiren konularda
kişinin tanıdıklarına yazdığı daha çok kişisel konuları ele alan mektuplara
özel mektup denir.
Özel mektupları yazarken dikkat edilecek
özellikler şunlardır:
1. Mektup
yazılacak kâğıt, şekil yönünden düzenli ve temiz olmalıdır.
2. Mektup,
mürekkepli ya da tükenmez siyah renkli kalemle yazılmalıdır.
3. Mektubun
sağ üst köşesine "tarih", yanına da yazıldığı "yerin adı"
konmalıdır
4. Mektubu
göndereceğimiz kişinin genel özelliklerine göre (yaşı, kültür düzeyi, yakınlık
derecesi vb.) "hitap cümlesi" bulunmalıdır.
5. Mektubun
sağ alt köşesine "ad-soyad" yazılmalı ve "imza"
atılmalıdır.
6. Mektubun
sol alt köşesine "adres" yazılmalıdır.
B) Edebi (Sanatsal) Mektuplar
Sanatla ilgilenen insanların, bilim insanlarının
edebiyat ve kültürel yaşamla ilgili görüşlerini anlatan ve düşünce derinliği
taşıyan mektup türüne edebi mektup denir.
Edebi (Sanatsal) Mektupların Özellikleri
1.
Dil
ve anlatım yönünden sanatsal bir değer taşırlar.
2.
Oluştuğu
dönemin sosyal ve kültürel özelliklerini yansıttığından edebiyat tarihine
kaynaklık ederler.
3.
Yazıldıkları
dönemin düşünce ve sanat hayatına ışık tutarlar.
4.
Sanatsal
ve düşünsel tartışmaların yer aldığı bu metinler zengin içeriğe sahiptirler.
5.
Türk
edebiyatında bu tarzda yazılmış birçok mektup örneği vardır.
C) Resmi Mektuplar
Resmi kurumlar arasında ya da bireyler ile kurumlar
arasında yazılan mektup türüdür. Bu mektuplarda bulunması gereken önemli şekil
özellikleri vardır. Mektubun yazıldığı kurum, kişinin adresi ve imzası ile
mektubun yazılış amacı doğru bir şekilde belirtilmelidir.
D) İş Mektupları
Ticaret, sanayi alanlarında veya bireylerle iş yerleri
arasında yazılan mektuplardır.
Özel Mektup ile Edebî Mektup
Arasındaki Benzerlikler
1. Her ikisinde de değişen hitaplar bulunur.
2. İkisi de mektup planına uygun bir şekilde
yazılırlar.
3. Her iki türde de giriş, gelişme ve sonuç bölümleri
bulunmaktadır.
4. İki mektup türü de yazılı birer iletişim aracıdır.
5. İki türde de sağ üst köşeye tarih, sağ alt köşeye
isim yazılır.
Özel Mektup ile Edebî Mektup
Arasındaki Farklılıklar
1. Özel mektuplar akrabalar arasında yazılırken edebi
mektuplar tanınmış sanatçılar arasında kaleme alınır.
2. Özel mektuplarda sade ve süssüz bir dil kullanılırken
edebi mektuplarda sanatsal bir üslup tercih edilir.
3. Özel mektuplarda kişisel duyguların etkisiyle
samimi bir dil kullanılırken edebi mektuplarda ciddi bir üslup kullanılır.
4. Edebi mektuplar özel mektuplara göre sanatsal
değeri daha yüksektir.
DİLEKÇE
Bir istek ya da şikâyetin bildirilmesi amacıyla resmi
makamlara sunulan ve durum bildiren yazılara dilekçe denir.
Dilekçe yazmanın kuralları:
1. Çizgisiz beyaz A4 kâğıdına bilgisayar veya tükenmez
kalemle yazılmalıdır.
2. İletilen istek ve şikâyetler kısa ve net bir
şekilde yazılmalıdır.
3. Gereksiz ayrıntılara girilmemelidir.
4. Sade ve resmî bir dil kullanılmalıdır.
5. Yazım ve imla kurallarına dikkat edilmelidir.
6. Dilekçe sahibinin adı-soyadı, imzası ve iş ya da
ikametgâh adresinin yazılması zorunludur.
Dilekçeyi Oluşturan
Unsurlar
1. Muhatap (Kurum / Makam): En
üst kısma sayfayı ortalayacak şekilde yazılmalıdır.
2. Kendini Takdim: Dilekçeyi
yazan, sunduğu kurumla ilgisini belirtecek şekilde kendini kısaca tanıtır.
3. Sorun ve Talep (İstek / Şikâyet): Kurum
ya da makama sunulan istek ya da şikâyetin net bir şekilde belirtilmesi
gerekir.
4. Saygı İfadesi: Dilekçe
üst makama yazılıyorsa “arz ederim”, alt makama yazılıyorsa “rica ederim”
ifadesi ile bitirilmelidir.
5. Tarih: Dilekçede
yazı alanının sağına gün, ay, yıl sıralamasıyla yazılmalıdır.
6. İmza: Yazı
alanının sağında, tarihin altında yer almalıdır.
7. Ad-Soyad: Yazı
alanının sağında ve imzanın altında yer almalıdır.
8. İletişim Bilgileri: Metnin
altındaki sol tarafa ikametgâh adresi ve diğer iletişim bilgileri yazılmalıdır.
9. Ek (varsa): Dilekçe
ile birlikte sunulması gereken belgeler varsa yazı alanının sol alt kısmına
“Ek:1, Ek:2” şeklinde yazılarak adı ve sayısı belirtilmelidir.
TUTANAK:
Belgelenmesi gereken bir olayı ya da durumu kayıt
altına almak amacıyla veya bir toplantı esnasında yapılan konuşmaların yazıya
geçirilmesiyle oluşan belgelere tutanak denir.
Tutanak yazmanın kuralları:
- Çizgisiz
beyaz A4 kâğıdına bilgisayar veya tükenmez kalemle yazılmalıdır.
- Yanlış
yazılan ifadenin üstü tek çizgi ile çizilir ve düzeltme paraflanır.
- Tutanakta
silme, kazıma ve tutanağa sonradan ekleme yapılmaz.
- Tutanaklar
içeriklerine göre adlandırılır. Arama tutanağı, duruşma tutanağı, iş
kazası tutanağı vb.
- Tutanaklar
ıslak imza ile kayda alınmalıdır.
- Birden
fazla sayfa kullanılmış ise her sayfa numaralandırılır ve paraflanır.
- Tutanaklarda
toplantının gündemi yazılır ve olay ve durumlar ayrıntılı kayda alınır.
- Tutanaklar
yoruma açık olmadan net bir şekilde ifade edilmelidir.
Tutanağı Oluşturan
Bölümler
1. Başlık: Kâğıdın
üst-orta kısmına tamamı büyük harflerle yazılır ve başlık olarak da TUTANAKTIR,
ya da ÖĞRETMENLER KURULU TOPLANTI TUTANAĞI gibi bir başlıkla yazılabilir.
2. Giriş: Toplantının
yeri, zamanı ve gündem maddeleri yazılır.
3. Gelişme: Gündem
maddelerinin kronolojik bir sırayla anlatıldığı bölümdür.
4. Sonuç: Tutanak
sahipleri ile şahitler tarafından ıslak imzayla imzalanan kararların yazıldığı
bölümdür.
5. Tarih ve Saat: Sonuç
bölümünde giriş bölümünde yazılan tarih ve saatin tekrar yazılmadır.
6. Ad-Soyad ve İmza: İlgili
kişilerin ad-soyad ve imzalarının yer aldığı bölümdür.
E-POSTA (ELEKTRONİK POSTA)
E-posta; Genel
Ağ üzerinden kullanıcıların birbirlerine gönderdikleri dijital mektuptur.
E-postaya (elektronik posta), elektronik mektup (elmek) da denir. E-postalara
resim, müzik, video gibi her türlü dosya türü eklenebilir ve alıcının
bilgisayarına transfer edilebilir. E-posta yazılan kişinin yakınlık derecesine
bağlı olarak bir hitap kullanılır. İlk kez e-posta atılıyorsa konuya girmeden
önce kişi kendini kısaca tanıtmalıdır. Bir e-postada iki bileşen vardır:
1. Üstbilgi: Bu bileşende ileti özeti, gönderen, alan ve iletiye
ilişkin diğer bilgiler bulunur.
2. E-posta bedeni: Burada iletinin kendisi ve genel olarak
kullanıcı imzası yer alır.
E-postada gönderen (kimden), alıcı (kime), konu ve tarih adında dört önemli
alan vardır.
“Gönderen” bölümünde iletiyi gönderenin adresi ve adı, “alıcı”da iletiyi alanın
adresi ve adı, “konu”da iletiyi özetleyen birkaç kelime “tarih”te ise ileti
gönderildiğindeki yerel tarih ve saat yer alır.
